Struktur sistem informasi manajemen

  Struktur Sistem Informasi Manajemen

memahami bagaimana suatu informasi dapat terjadi dengan mengerti struktur SIM data dalam

proses pengambilan keputusan organisasi serta mampu menganalisa keputusan-keputusan terbaik

dalam proses pengambilan keputusan dengan informasi yang didapat

Abstraksi

● Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal

mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-

orang yang tepat dalam suatu organisasi.

● Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam

suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran

kepada pejabat yang berkepentingan

● Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses

pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan

dalam proses manajerial.

PENGENALAN SIM

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur

(formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal).

Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada

semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas,

wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi.

Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak

resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan

(Gordon,1999).

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan

perencanaan stategi.

Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan

secara efektif dan efisien.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang

dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi

utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung

pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang

memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara

pelaksanaan SIM.

● a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi

dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan

operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi,

dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

● b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah

suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan

model keputusan.

digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya

berhubungan :

1.SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

2.SIM sebagai pendukung keputusan

3.SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman

4.SIM berdasarkan fungsi organisasi

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing klasifikasi diatas :

1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan

diperlihatkan komponen fisiknya.

1.1. Komponen Fisik

1.2. Fungsi pemrosesan

Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari

sistem.

1.3.Output untuk pemakai

2. SIM sebagai pendukung keputusan

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak

keputusan.

Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk

menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon:

a. Terstruktur / terprogram

Berulang, rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya

sehingga

keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tipa kali terjadi.

b. Tidak terstruktur / tidak terprogram

Baru, tidak terstruktur, dsan jarang konsekuan. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani

masalah ini

karena belum pernah ada sebelumnnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau

rumit,

atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.

3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman

Struktur dari suatu sistem informasi dapat

diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki

dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian.

Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.

Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung

pada proses yang tepat dari transaksi pada tingkat dari penegndalian manajeman,

pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuansi memesan lagi bergantung

pada pembetulan ringkasan dari hasil-hasil operasi pada tingkat strategi,

hasil dlam operasi-operasi dan pengendalian manajeman yang dihubungkan pada tujuan-tujuan

strategi,

saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris.

3.1 Sistem informasi untuk pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan

secara efektif dan efisien.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

1.Proses transkasi

2.Proses laporan

3.Proses pemeriksaan

3.2. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut :

a.Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).

b.Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

c.Sebab penyimpangan

d.Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :

1.Database dari operasional

2.Rencana, anggaran, standar, dll

Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan,

juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :

a.Model perencanaan dan anggaran

b.Program-program laporan penyimpangan

c.Model-model analisis masalah

d.Model-model keputusan

e.Model-model pemeriksaan/pertanyaan

3.3. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan

mampu mencapai tujuannya.

perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:

•Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah manjadi usaha melalui pesanan.

•Suatu toko serba ada dengan toko dipusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu

toko obral diluar kota.

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data :

1.Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

2.Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.

3.Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan

kebijakan dewasa ini).

4.Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya

(berdasarkan kebijakan dewasa ini).

5.Prospek bagi industri di daerah lain.

6.Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

7.Peluang bagi karya usaha baru.

8.Alternatif strategi.

9.Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi

pengendalian manajeman dan pengendalianoperasional.

Namun demikian sistem informasi manajeman dapat memberi bantuan yang cukup pada proses

perencanaan strategis, misalnya :

•Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan

pengolahan operasional.

•Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan

ke masa mendatang.

•Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dlam database komputer.

4. SIM berdasarkan fungsi organisasi

Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas

fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-

aplikasi

untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan

menyangkut database,

model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional.

Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :

1.Subsistem Penjualan Dan Pemasaran

2.Subsistem Produksi

3.Subsistem Logistik

4.Subsistem Personalia

5.Subsistem Keuangan dan Akunting

6.Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)

7.Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)